Znaczenie i zalety automatyzacji procesów. Obecnie wiele firm nadal stosuje procesy ręczne, co w niektórych przypadkach przynosi efekty odwrotne do zamierzonych i generuje kilka trudności. Są to generalnie wolniejsze procesy, dokumenty mają tendencję do gubienia się, procesy są mało wydajne i nie ma dużej kontroli.
W przypadku księgowości firmy proces rozrachunków z dostawcami w dziale finansowym jest doskonałym przykładem, gdzie dodatkowo duże zmiany i poprawę efektywności można osiągnąć poprzez automatyzację, zgodnie z Yooz ekspertów.
Dlaczego automatyzacja procesów jest ważna?
Przede wszystkim znaczenie automatyzacji procesów księgowych w firmie polega na tym, że umożliwia to wdrożenie Cyfrowej Transformacji w dziale oraz posiadanie nowych technologii ułatwiających i optymalizujących czas zespołu.
Dodatkowo dział księgowości na bieżąco zgłasza kilka problemów w porównaniu do procesów manualnych: wysokie koszty przetwarzania każdego dokumentu, brak widoczności, utrata dokumentów, błędy w płatnościach, brak identyfikowalności, fałszowanie dokumentów, między innymi.
Spójrzmy na konkretne liczby:
Koszt ręcznego przetwarzania faktury papierowej waha się od 9,4 do 20,8 USD, a koszt archiwizacji szacuje się na 3,25 USD. A każdy błąd jest bardzo kosztowny! Zgodnie z raportem, źle zapisana lub zagubiona faktura kosztuje firmę 100 dolarów za jej wyszukanie i jeszcze wyższy koszt, jeśli trzeba ją odtworzyć.Stan ePayables 2020„. Ponadto istnieją inne rodzaje kosztów pośrednich, trudniejsze do zmierzenia, ale o których wiemy, że są obecne i które dodatkowo komplikują ten proces.
Po zamknięciu, przez które przeszliśmy na początku 2020 r., Firmy stanęły przed koniecznością pójścia naprzód w warunkach większej niepewności i niewielkiej ilości informacji na temat ich działalności. Aby odzyskać kontrolę, skupiono się na zapewnieniu przyszłości firmy oraz przygotowaniu i możliwości stawienia czoła każdemu nieprzewidzianemu wydarzeniu. Świadczy to o tym, że procesy manualne są przestarzałe i nie dostosowują się do potrzeb widoczności, wydajności i zwinności, które są dziś obecne w dziale księgowości.
Nadszedł czas, aby wdrożyć technologię automatyzacji w firmach, a tym samym zapewnić lepszą obsługę, skierować wysiłki na ważniejsze zadania i osiągnąć przewagę konkurencyjną.,
Ale jakie są zalety automatycznego procesu rozrachunków z dostawcami?
- Większa produktywność w firmie: Automatyzacja rozrachunków z dostawcami pozwala obniżyć koszty stałe procesu i szybko uzyskać wzrost produktywności. Automatyzacja oszczędza czas na operacyjnych i żmudnych zadaniach, takich jak wprowadzanie dokumentów, archiwizacja, wyszukiwanie itp. W ten sposób cały proces jest przyspieszony i staje się bardziej produktywny.
- Widoczność do negocjacji: W tym niepewnym środowisku, w którym żyjemy, firma musi przez cały czas znać swoją sytuację finansową i mieć dostęp do informacji w czasie rzeczywistym o wszystkich swoich procesach. Automatyzacja rozrachunków z dostawcami zapewnia stałą, aktualną widoczność. W ten sposób natychmiastowy dostęp do danych umożliwia podejmowanie lepszych decyzji strategicznych, ponieważ informacje są dostępne w czasie rzeczywistym.
- Dostępność 24/7: Posiadanie zautomatyzowanego procesu w firmie pozwala na zdalne kontynuowanie działalności bez utraty wydajności i produktywności. Mamy zawsze dostęp do wysokiej jakości informacji i danych z dowolnego miejsca. Zamknięcie było doskonałym przykładem pokazującym, jak ważna jest automatyzacja; ci, którzy mieli tego typu system, mogli kontynuować pracę w domu.
- Więcej bezpieczeństwa: Wszystkie firmy, a zwłaszcza mniejsze, muszą dobrze zarządzać swoimi procesami wewnętrznymi, aby zwiększyć bezpieczeństwo przed nieprzewidzianymi zdarzeniami. Automatyzacja rozrachunków z dostawcami dostarcza informacji i zapobiega utracie dokumentów oraz ogranicza błędy przy wprowadzaniu danych, między innymi przy wprowadzaniu i opłacaniu faktur.
- Mniej opóźnień i sporów: Automatyczne rozrachunki z dostawcami ułatwiają kontrolowanie dostawców i budowanie z nimi wysokiej jakości relacji. W ten sposób zespół nie spędza godzin na rozwiązywaniu problemów z płatnościami, lokalizowaniu brakujących dokumentów itp. Szacuje się, że 41% czasu księgowego poświęca na obsługę połączeń z dostawcami, opóźniając płatność w 31% przypadków. Dzięki automatyzacji rozrachunków z dostawcami, ryzyko opóźnień w płatnościach i innych błędów może zostać drastycznie zredukowane.
- Lepsza jakość zarządzania firmą: Dzięki automatyzacji możliwy jest dostęp do odpowiednich informacji (wskaźników wydajności), które pozwalają na lepsze zarządzanie i kontrolę całego procesu, a także zasobów ludzkich w czasie rzeczywistym. Ponadto pozyskiwane są wszelkiego rodzaju informacje i dane statystyczne dotyczące procesu, co daje przewagę konkurencyjną nad konkurencją i pozwala poświęcić więcej czasu na zadania o wyższej wartości dodanej, lepszą obsługę klienta i koncentrację na ofercie produktowej.
- Położyć kres oszustwom: Spośród wszystkich zagrożeń, na jakie narażona jest firma, do najczęstszych należy fałszowanie dokumentów. Według firmy Euler Hermes w 2018 roku 70% firm padło ofiarą próby fałszerstwa dokumentów; i tego typu problemy są również kosztowne. Automatyzacja rozrachunków z dostawcami pozwala na lepszą kontrolę jakości całego procesu poprzez oprogramowanie i wykrywanie wszelkich anomalii w dokumentach. W ten sposób staje się bronią dyrektora finansowego, aby zapewnić jego działanie w celu ograniczenia prób fałszowania dokumentów.
