Arkusz kalkulacyjny to potężne narzędzie do wielu operacji biznesowych. Wiele branż polega na arkuszach kalkulacyjnych do rejestrowania, analizowania, zarządzania i przekazywania danych biznesowych.
Arkusze kalkulacyjne mogą również pomóc w przechowywaniu danych do natychmiastowego lub przyszłego wykorzystania. Arkusz kalkulacyjny jest powszechnie używany w księgowości lub usługach księgowych. Jest również używany przez osoby, które zbierają i śledzą dane.
Nie można zaprzeczyć, że arkusze kalkulacyjne są korzystne. Jednak oprogramowanie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych ma również swoje ograniczenia, przez co nie jest pożądane upraszczanie procesów biznesowych.
W tym artykule omówimy zalety i wady arkuszy kalkulacyjnych dla biznesu. Zacznijmy!
Co to jest oprogramowanie arkusza kalkulacyjnego?
Arkusz kalkulacyjny to program, który może wykorzystywać dane wejściowe, wizualizować je i zarządzać nimi za pomocą wierszy i kolumn. Arkusze kalkulacyjne mają różne funkcje, które mogą znacznie ułatwić przetwarzanie danych, analizę danych i wizualizację danych.
Za pomocą arkusza kalkulacyjnego możesz formatować komórki, wstawiać formuły, tworzyć tabele przestawne i korzystać z innych przydatnych narzędzi do szybkiego przetwarzania danych liczbowych i tekstu. Dwa najpopularniejsze narzędzia arkuszy kalkulacyjnych to Microsoft Excel i Arkusze Google.
Typowe aplikacje arkuszy kalkulacyjnych
Istnieje wiele aplikacji do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, do których dostęp mają osoby z połączeniem internetowym. Oto dwie najczęściej używane aplikacje arkuszy kalkulacyjnych:
Microsoft Excel
Microsoft Excel lub MS Excel to branżowy standard arkuszy kalkulacyjnych. Dzięki wbudowanemu szablonowi arkusza kalkulacyjnego możesz wygodnie wykonywać obliczenia dla skomplikowanych formuł oraz wizualizować dane za pomocą wykresów i diagramów.
Microsoft Office MS Excel oferuje szablony arkuszy kalkulacyjnych, które mogą pomóc w zarządzaniu małymi firmami.
Arkusze Google
Jedną z głównych zalet Arkuszy Google jest łatwość współpracy. Podobnie jak inne narzędzia online, Arkusze Google umożliwiają udostępnianie plików i pozwalają wielu użytkownikom na całym świecie na jednoczesny dostęp do pliku arkusza kalkulacyjnego i jego edycję.
Ma nawet funkcję czatu, dzięki której użytkownicy mogą komunikować się bez opuszczania arkusza kalkulacyjnego. Arkusz Google jest bezpłatny z implementacją Google Workspace.
Jakie są zalety i wady arkuszy kalkulacyjnych dla biznesu?
Zalety arkuszy kalkulacyjnych
Oto niektóre z cennych zalet korzystania z arkuszy kalkulacyjnych w Twojej firmie.
Arkusze kalkulacyjne są wysoce konfigurowalne i bezpłatne
Oprogramowanie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych jest łatwo dostępne, bezpłatne i można je dostosowywać. Dzięki kilku formułom i funkcjom, które możesz wykonać w arkuszu kalkulacyjnym, możesz łatwo dostosować dowolny typ dokumentu do swoich potrzeb.
Arkusze kalkulacyjne można w dużym stopniu dostosowywać. Możesz użyć szablonu arkusza kalkulacyjnego, aby ułatwić sobie pracę. Dostosowany arkusz kalkulacyjny może usprawnić każdy proces biznesowy, aby praca była wydajna dla wszystkich.
W przypadku konfigurowalnych i gotowych szablonów możesz wypróbować Proste arkusze Szablony zarządzania przedsiębiorstwem pakiet dla dynamicznego środowiska pracy.
Arkusze kalkulacyjne wymagają minimalnego przeszkolenia
Niezależnie od tego, czy po raz pierwszy widzisz arkusz kalkulacyjny, czy używasz go od lat, każdy, kto ma doświadczenie, wie, że ten program jest prosty. Zapisywanie informacji i nauka skomplikowanych formuł nie wymaga intensywnego szkolenia.
Arkusze kalkulacyjne pomagają firmom poświęcać mniej czasu i pieniędzy na szkolenie nowych pracowników, ponieważ nie potrzebują skomplikowanego oprogramowania do wykonania zadania.
Umożliwia manipulowanie danymi i integrację z przepływem pracy
Arkusz kalkulacyjny ma kilka zalet, z których jedną jest możliwość manipulowania danymi arkusza kalkulacyjnego i ich analizowania. Możesz wykonywać obliczenia w zestawach danych, usuwać duplikaty i wyszukiwać dane z kart.
Nie ma znaczenia, jak duża jest Twoja firma ani ilu pracowników będzie korzystać z arkuszy kalkulacyjnych. Arkusze kalkulacyjne można udostępniać jak największej liczbie osób. Ponieważ jest wysoce konfigurowalny, można go łatwo zintegrować z dowolnym przepływem pracy.
Arkusze kalkulacyjne są dostępne w uniwersalnym formacie plików, dzięki czemu dostęp do nich jest bardzo wygodny w większości programów.
Narzędzie do dokumentów finansowych
Arkusze kalkulacyjne pomogły w tworzeniu i organizowaniu dokumentów finansowych, takich jak zestawienia przepływów pieniężnych, bilanse i wystawianie faktur. To także doskonałe narzędzie do sporządzania sprawozdań finansowych i budżetów biznesowych.
Arkusze kalkulacyjne mogą wykonać całą matematykę za Ciebie. Wszystko, co musisz zrobić, to wprowadzić zestaw poleceń formuły i zastosować te polecenia do wszystkich powiązanych danych, które zostały zakodowane.
Inne zalety arkuszy kalkulacyjnych obejmują śledzenie wydatków, wykonywanie obliczeń kredytowych i prognozowanie dochodów. Możesz użyć danych wizualnych, takich jak wykresy i wykresy, aby uporządkować i zrozumieć dane finansowe.
Elastyczny w użyciu i z dużą ilością miejsca na dane
Największą zaletą arkuszy kalkulacyjnych jest możliwość przechowywania dużych ilości danych. Dane te można łatwo zorganizować, aby ułatwić ich lokalizację i sortowanie.
Arkusze kalkulacyjne są bardzo elastyczne, ponieważ można ich używać do wielu zadań. Mogą być wykorzystywane do prostych zadań wprowadzania danych i podstawowych obliczeń, a nawet do skomplikowanych zadań, takich jak analiza danych statystycznych i finansowych.
Wady programów arkuszy kalkulacyjnych
Niektórzy użytkownicy mają obawy co do korzyści płynących z używania arkuszy kalkulacyjnych. Czy arkusze kalkulacyjne to najlepsze narzędzia do przechowywania, zarządzania i wizualizacji danych Twojej firmy? Oto niektóre wady korzystania z arkuszy kalkulacyjnych w Twojej firmie.
Trudne w użyciu i podatne na błędy
Arkusze kalkulacyjne wymagają minimalnego przeszkolenia, zwłaszcza w zakresie rejestrowania danych i zarządzania finansami osobistymi. Jednak niektóre osoby mogą wymagać przeszkolenia w celu zdobycia umiejętności korzystania z zaawansowanych funkcji arkusza kalkulacyjnego.
Nie używaj oprogramowania arkusza kalkulacyjnego, jeśli potrzebujesz programu, który może wykonać zadanie znacznie szybciej i spowoduje mniej błędów. Bardziej wskazane jest inwestowanie w oprogramowanie bazodanowe, które może dokładnie usuwać błędy.
Wielu przełożonych i menedżerów doświadcza wyzwań związanych z używaniem arkuszy kalkulacyjnych podczas monitorowania swoich pracowników i zarządzania ich codziennymi zadaniami. Oczekuje się błędu ludzkiego, ponieważ wprowadzanie danych odbywa się ręcznie, a kilka edycji i obliczeń odbywa się jednocześnie.
Podczas pracy z dużymi arkuszami kalkulacyjnymi wykrywanie błędów jest problematyczne, ponieważ łatwo można je pomylić. Naprawa takich błędów może być czasochłonna
Ograniczone bezpieczeństwo danych
Gdy arkusze kalkulacyjne są dostępne za pośrednictwem chmury lub sieci współdzielonej, wszystkie dane arkusza kalkulacyjnego są podatne na nieautoryzowany dostęp, co może zagrozić całej działalności biznesowej.
Arkusze kalkulacyjne chronione hasłem nadal są zagrożone hakerzy z powodu złego zarządzania. Arkusze kalkulacyjne można łatwo udostępniać wszystkim za pośrednictwem poczty e-mail. Niezadowolony lub nieuczciwy pracownik może to wykorzystać i przekazać ważne informacje konkurencji.
Tworzonych jest wiele wersji pliku
Praca z arkuszami kalkulacyjnymi offline jest łatwa, gdy pracujesz nad nimi samodzielnie. Jednak aktualizowanie i monitorowanie zawartości w czasie rzeczywistym może być trudne, jeśli chcesz udostępnić plik większej liczbie osób.
Za każdym razem, gdy wprowadzane są zmiany w głównym arkuszu kalkulacyjnym, zmiany te muszą być skierowane do całego zespołu, co może być kłopotliwe. Ponadto każdy członek zespołu ma własną wersję arkusza kalkulacyjnego, a każdy plik zawiera nieco inne dane.
Oszustwo: trudno ustalić, kto edytował arkusz kalkulacyjny
Arkusze kalkulacyjne są uważane za doskonałe narzędzia do współpracy, ponieważ każdy ma do nich dostęp. Jednak wadą jest to, że wszyscy zaczynają pracować na tym samym arkuszu danych. Jednak nie ma sposobu, aby powiedzieć, co każdy zrobił z arkuszami kalkulacyjnymi.
Możesz wyszkolić swoich pracowników, aby radzili sobie z rygorystycznym procesem dokumentacji, aby zminimalizować błąd ludzki. Jednak może to być kosztowne dla firmy i nie gwarantuje pomyślnego zwrotu z inwestycji.
Ograniczona wizualizacja danych
Wizualizacja danych za pomocą wykresów i diagramów jest możliwa do stworzenia w arkuszu kalkulacyjnym. Jednak umieszczenie wszystkich danych na wykresie lub wykresie może być czasochłonne, powodując frustrację. Najprawdopodobniej całkowicie zrezygnujesz.
Często Zadawane Pytania
Jakie są korzyści lub zalety korzystania z arkuszy kalkulacyjnych w firmach?
Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych ma kilka zalet, takich jak: (1) są bezpłatne i można je w dużym stopniu dostosowywać, (2) do korzystania z nich wymagane jest minimalne przeszkolenie, (3) umożliwiają manipulowanie danymi i integrację przepływu pracy, (4) mogą pomóc w tworzeniu dokumenty i (5) jest elastyczny w użyciu z dużą przestrzenią do przechowywania danych.
Czy zalety korzystania z arkusza kalkulacyjnego przeważają nad wadami?
Korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych jest bardzo korzystne dla małych firm, ponieważ jest bezpłatne, można je dostosowywać i wymaga minimalnego przeszkolenia. Jednak arkusz kalkulacyjny nie jest już zalecany, jeśli prowadzisz dużą firmę i pracujesz z dużą ilością danych. Najlepiej zainwestować w narzędzie bazodanowe.
Wniosek
Zawsze rozważ zalety i wady arkuszy kalkulacyjnych dla biznesu przed podjęciem decyzji, czy korzystać z oprogramowania, czy nie. Arkusze kalkulacyjne najlepiej sprawdzają się w małych firmach pracujących z niewielkimi ilościami danych. Małe firmy mogą w pełni wykorzystać arkusze kalkulacyjne, ponieważ są one niedrogie (bezpłatne) i można je w dużym stopniu dostosowywać.
Source: Zalety i wady korzystania z arkuszy kalkulacyjnych w biznesie
